Miejsce pracy Na słuchawkach

Desk sharing – podziel się biurkiem, zyskaj do pracy całe biuro

Według naszych badań średni poziom zajętości biurek to 45%. Czy współczesne organizacje są w stanie finansować tyle niewykorzystanej przestrzeni? Firmy coraz częściej rozważają wprowadzenie desk sharingu, biorąc pod uwagę nie tylko argument ekonomiczny, ale wolne miejsce, które można spożytkować w zdecydowanie lepszy sposób.

Ewelina Solecka, Menedżer ds. konsultingu przestrzeni pracy

Przychodzisz rano do pracy. Wchodzisz do biura i od razu kierujesz się w stronę swojego lockersa – szafki, w której trzymasz wszystkie rzeczy. Zabierasz laptopa i potrzebne Ci dokumenty, bo dzień rozpoczynasz od spotkania z szefem. Idziesz prosto do zarezerwowanej wcześniej sali. Po spotkaniu jesteś umówiony na rozmowę z klientem. Przysiadasz na sofie, przeglądasz notatki na laptopie, by przygotować się do rozmowy i idziesz do budki telefonicznej, skąd dzwonisz do klienta. Po zakończeniu chcesz odpisać na kilka maili. Masz także raport do zrobienia. Nie potrzebujesz do tego wyjątkowej ciszy, więc udajesz się w stronę open space. Siadasz przy dowolnym wolnym biurku, podłączasz laptopa i otwierasz skrzynkę mailową…

Tak może wyglądać część dnia pracy w środowisku desk sharing. To rozwiązanie, oparte na idei współdzielenia, które coraz częściej można spotkać w elastycznych biurach. Dziś, w dobie trendu dzielenia się różnymi dobrami – samochodem, zakwaterowaniem czy usługami – korzystanie z jednego biurka przez różne osoby przestaje dziwić, choć nadal wywołuje sporo obaw i wątpliwości. Przede wszystkim dlatego, że jest błędnie kojarzone ze stratą własnego stanowiska pracy.

W rzeczywistości desk sharing to szersza idea, która oferuje różne udogodnienia w przestrzeni firmowej i stanowi zysk dla pracownika. Zgodnie z tą koncepcją efektywne i komfortowe wykonywanie pracy w biurze nie polega na posiadaniu własnego biurka, ale dostępie do różnych miejsc, w których można zrealizować dane zadanie. Dlatego przy wdrażaniu takiej koncepcji należy zaprojektować dodatkowe strefy do pracy – miejsca do rozmów telefonicznych, pokoje do pracy w ciszy, strefy spotkań nieformalnych, sale przeznaczone do małych spotkań, strefy kreatywne czy miejsca pracy projektowej.

Skąd pomysł na desk sharing? Źródłem inspiracji tej idei jest hot bunking funkcjonujący kiedyś na większości okrętów wojennych, a dziś spotykany głównie na łodziach podwodnych. Przestrzeń tam jest na wagę złota i pożytkuje się ją przede wszystkim na przechowywanie broni. Ponieważ marynarze pracują w systemie zmianowym i zawsze pewna część załogi pełni wartę, na okręcie jest mniej koi niż wszystkich osób. Marynarze korzystają z nich na zmianę, dzięki czemu łóżka są stale wykorzystywane i zawsze ciepłe – stąd nazwa hot bunk („gorąca koja”). Liczba koi jest zależna od systemu zmianowego obowiązującego na okręcie – zazwyczaj jest to jedna koja na 2–3 marynarzy. Rozwiązanie to pozwala zminimalizować miejsce potrzebne do spania, a zaoszczędzone metry kwadratowe wykorzystać na inne cele. Idea współdzielenia przestrzeni przeniosła się na grunt biurowy w postaci hot deskingu i pojawiała w różnych odsłonach w latach 80. i 90. Wczesna chęć jej wdrożenia była jednak utrudniona przez niski poziom technologii i brak narzędzi do efektywnej pracy z dala od stałego stanowiska pracy.

Hot desking vs. desk sharing

Współdzielenie jednego biurka przez osoby wykonujące swą pracę w różnym czasie. Forma stworzona z myślą o pracownikach mobilnych bądź pracujących w systemie zmianowym (np. konsultanci telefoniczni). Często w biurach tworzy się też strefę hot deskingu dla pracowników przyjeżdzających z innych oddziałów (inna nazwa hotteling) lub osób, które chcą przez pewien czas wspólnie popracować przy biurku, a układ ich stałych biurek na to nie pozwala.

Dziś, gdy technologia umożliwia elastyczność, funkcjonuje wiele form współdzielenia przestrzeni. Dwie – hot desking i desk sharing – są szczególnie popularne, stąd warto przedstawić ich rozróżnienie.

Założenia koncepcji

Biurko nie jest najlepszym miejscem do wykonywania wszystkich zadań w pracy – to główne motto, jakie przyświeca idei desk sharingu. Nienaturalnym jest spędzanie 8 godzin przy biurku i sprawne wykonanie wszystkich obowiązków.

Zastanówmy się, jak pracujemy w domu? Jeśli opracowujemy ważny projekt, zazwyczaj siadamy przy stole; czytamy, siedząc na kanapie czy w fotelu; w ciszy myślimy nad jakąś koncepcją, przyjmując wygodną pozycję. Współczesne koncepcje promują taki styl pracy także i w biurze. Kiedyś robiliśmy wszystko, siedząc przy biurku – prowadziliśmy rozmowy telefoniczne, pisaliśmy maile, pracowaliśmy z dokumentami, zastanawialiśmy się nad nowym pomysłem. Dziś projektuje się miejsca zapewniające optymalne warunki do wykonywania tych zadań, więc biurko przestaje odgrywać swą dawną wielofunkcyjną rolę.

Drugim założeniem desk sharingu są względy ekonomiczne – puste biurka to obraz współczesnych firm, które umożliwiają elastyczne formy pracy, ale jeszcze nie dostosowały do nich swych siedzib. Zgodnie z analizami, wskaźnik poziomu zajętości biurek w organizacjach wynosi 45% . Oznacza to, że przez ponad 55% czasu pracy – stanowiska te stoją puste, a każdy metr kwadratowy niewykorzystanej przestrzeni to zbędne koszty dla pracodawcy. Desk sharing redukuje ten problem – mniejsza liczba biurek niż pracowników pozwala zaoszczędzić przestrzeń i spożytkować ją na przykład na inne strefy.

Jak wprowadzić desk sharing do organizacji?

Wprowadzenie desk sharingu to duże wyzwanie dla firmy. Wiąże się ze zmianą nawyków i filozofii pracy, sposobu zarządzania (zespół staje się rozproszony), obiegu informacji czy sposobów komunikacji. Wymaga także zmiany technologicznej i przede wszystkim innej aranżacji przestrzeni biurowej.

Decyzja o tym, czy wprowadzić desk sharing do firmy, powinna być poparta szeregiem analiz. Niewątpliwie wśród aspektów, które należy zbadać, jest styl pracy poszczególnych jednostek organizacyjnych i poziom wykorzystania biurek w poszczególnych działach. Szczegółowe dane są kluczowe także w późniejszym procesie – projektowaniu przestrzeni biurowej. Jest to istotne, bowiem projekt aranżacji musi być w pełni dopasowany do specyfiki firmy. Docelowi użytkownicy biura – pracownicy – powinni w nowym biurze mieć dostęp do wszystkich niezbędnych dla nich stref pracy. Co więcej, strefy te muszą być optymalnie ulokowane i zaprojektowane w odpowiedniej ilości.

Równolegle do twardych procesów, jakimi są analizy i projektowanie przestrzeni, powinny toczyć się miękkie działania. Należy przygotować pracowników do nowego stylu pracy, nauczyć ich, jak korzystać z nowej przestrzeni, a kadrę menedżerską wyposażyć w wiedzę i umiejętności skutecznego zarządzania w nowym środowisku. Całość działań z obszaru zarządzania zmianą (Workplace Change Management) warto współprowadzić z zewnętrznymi konsultantami, będącymi ekspertami z tego zakresu i wdrażającymi takie zmiany na co dzień.

Desk sharing wymaga uprzedniego wprowadzenia kilku istotnych zasad pracy

Całe biuro moim miejscem pracy – Pracownik ma do dyspozycji wszystkie strefy pracy i funkcjonalności dostępne w biurze.

Grupa Nowy Styl

Grupa Nowy Styl

Grupa Nowy Styl

Grupa Nowy Styl to europejski lider w zakresie kompleksowych rozwiązań meblowych dla przestrzeni biurowych oraz miejsc użyteczności publicznej. Unikatowy model biznesowy Grupy pozwala dostarczać klientom usługę wyposażania wnętrz w oparciu o dogłębną analizę specyfiki i potrzeb klienta, efektywności, organizacji pracy, ergonomii i akustyki. Dzięki doświadczeniu oraz zapleczu technologiczno-produkcyjnemu każda oferta jest "szyta na miarę".

Dodaj komentarz

Kliknij aby dodać komentarz

 

PLIKI COOKIES:

Stosujemy pliki cookies, aby ułatwić korzystanie z serwisu. Szczegóły znajdziesz w Polityce Cookies.