Notuj informacje i ustalenia z przeprowadzonej rozmowy. Pamięć w natłoku spraw i klientów z pewnością nie będzie gwarantem skuteczności przechowywania szczegółów. Zadbaj o sprawne przekazywanie informacji swoim współpracownikom, oszczędź klientom konieczności powtarzania po raz kolejny swojej historii. Umiejętność sporządzania notatek to jedna z podstawowych kompetencji każdego kto zawodowo zajmuje się obsługą klienta.
Zaplanowany system obsługi klienta w 99 % przypadków zakłada zaangażowanie wielu osób w proces komunikacji z klientem i pracy nad jego problemem czy potrzebą. Każda pojedyncza interakcja to szereg pozyskanych i udzielonych informacji, sprawdzonych danych, przesłanych dokumentów i w końcu ustaleń z klientem. Nie każdą sprawę można załatwić podczas jednego np. telefonu (choć organizacje powinny dążyć do tego by większość z nich tak właśnie była realizowana – FCR First Contact Resolution). Zaangażowanie kolejnych osób w rozpoczętą sprawę bez powtarzania tych samych czynności i odpytywania po raz kolejny klienta o te same rzeczy wspierają właśnie dobrze przygotowane notatki pozostawione przez konsultanta po zakończonej interakcji.
Cały artykuł dostępny na
Platformie Mentoringowej Obsługa Klienta PRO
Zbuduj obsługę klienta, którą pokochają Twoi klienci. Kompleksowy program systematyzujący wiedzę i rozwijający kompetencje w zakresie relacji marki z klientami. Baza wiedzy | Słownik pojęć | Kursy Online | Baza narzędzi | Forum wsparcia | Webinary
Dodaj komentarz