Notuj

Notuj informacje i ustalenia z przeprowadzonej rozmowy. Pamięć w natłoku spraw i klientów z pewnością nie będzie gwarantem skuteczności przechowywania szczegółów. Zadbaj o sprawne przekazywanie informacji swoim współpracownikom, oszczędź klientom konieczności powtarzania po raz kolejny swojej historii. Umiejętność sporządzania notatek to jedna z podstawowych kompetencji każdego kto zawodowo zajmuje się obsługą klienta.

Zaplanowany system obsługi klienta w 99 % przypadków zakłada zaangażowanie wielu osób  w proces komunikacji z klientem i pracy nad jego problemem czy potrzebą. Każda pojedyncza interakcja to szereg pozyskanych i udzielonych informacji, sprawdzonych danych, przesłanych dokumentów i w końcu ustaleń z klientem. Nie każdą sprawę można załatwić podczas jednego np. telefonu (choć organizacje powinny dążyć do tego by większość z nich tak właśnie była realizowana – FCR First Contact Resolution). Zaangażowanie kolejnych osób w rozpoczętą sprawę bez powtarzania tych samych czynności i odpytywania po raz kolejny klienta o te same rzeczy wspierają właśnie dobrze przygotowane notatki pozostawione przez konsultanta po zakończonej interakcji.