Na słuchawkach Tips & Tricks

Pisz czytelnie

Zadbaj o odpowiednią (czytelną i zrozumiałą) formę listu / pisma, którym komunikujesz się z klientem. To nie tylko zestaw wyrazów, zdań ujętych w strukturę jakiej uczyłeś się w szkole lub narzuciła organizacja, w której pracujesz. List jest elementem komunikacji – musi być zrozumiały dla odbiorcy, łatwy w czytaniu, a na końcu musi on wiedzieć co z niego wynika.

W dawnych czasach pisanie listów uchodziło za sztukę. Uczono w jaki sposób tworzyć pięknie brzmiące zdania, jak przekazać z szacunkiem myśl oraz jak ją (odręcznie) napisać. Dzisiaj w dobie maili, mediów społecznościowych i komunikatorów sztuka niemal wymarła, a ostatnie bastiony „pisarstwa” często pozostają wierne prawdopodobnie nigdy nieweryfikowanemu firmowemu standardowi komunikacji.

Elektroniczny list (e-mail) skutecznie wypiera tradycyjną formę komunikacji pisanej stosowanej przez ludzi między sobą oraz firmy (zarówno w komunikacji wewnętrznej jak i z ich klientami). Pozostaje on jednak narzędziem przekazania określonej treści (komunikatu). Ten co do zasady i intencji powinien wywołać zaplanowany skutek / rezultat. Sposób pisania listu (czy to tradycyjnego czy elektronicznego) nie pozostaje bez znaczenia.

Zadbaj o formę przekazu twojej myśli, informacji, intencji. Zbuduj list w taki sposób, żeby jego odbiorca miał dużą łatwość w zrozumieniu jego celu i zawartości. Używaj odpowiedniego (zrozumiałego dla klienta) języka, pamiętaj o akapitach. Nie chowaj się za paragrafami, przypisami i wyższą instancją. Pisz do człowieka jako człowiek.

Pisz czytelnie:

  • Tekst dziel na akapity ze śródtytułami
  • Używaj słów powszechnie znanych
  • Kontroluj budowę i długość zdań
  • Używaj naturalnej gramatyki
  • Często nazywaj siebie w tekście
  • Zwracaj się bezpośrednio do odbiorcy
  • Unikaj zbyt podniosłego stylu
Avatar

Maciej Buś

Prezes Fundacji Forum Call Center
Ekspert rynku customer contact center, klientomaniak, niepoprawny idealista. Przy okazji manager, konsultant i trener biznesowy. Nieustannie gromadzi, analizuje i dzieli się wiedzą oraz informacją na temat efektywnego zarządzania procesami obsługi klienta. Inicjator wielu ważnych projektów branżowych. Serce Fundacji Forum Call Center - organizacji wspierającej rozwój branży customer contact center i promocji Polski na arenie międzynarodowej. Autor artykułów eksperckich, komentator rzeczywistości branżowej, prowadzi podcast „Klientomania”. Za swoją działalność na rzecz rozwoju europejskiej branży customer contact center w 2015 roku wyróżniony przez międzynarodowe gremium CCC Special Award.

Dodaj komentarz

Kliknij aby dodać komentarz

 

PLIKI COOKIES:

Stosujemy pliki cookies, aby ułatwić korzystanie z serwisu. Szczegóły znajdziesz w Polityce Cookies.